Reuniones virtuales con éxito: consejos para reunirte con tu equipo

Ya sea que se reúna con sus compañeros que trabajan desde casa o con clientes de todo el mundo, organizar una reunión virtual productiva y eficiente puede convertirse en un gran desafío.

Cuando nos encontramos con personas cara a cara, quizás resulta más fácil comunicarse de manera eficiente, evaluando cómo se sienten y respondiendo a diferentes ideas. Cuando chateamos virtualmente, necesitamos dirigir la sesión de cierta manera cuando son varias personas que desean llegar a un punto común.

Aunque probablemente las videoconferencias no alcancen el mismo nivel de efectividad que las reuniones en persona, existen formas de hacerlas más eficientes y exitosas. A continuación vamos a mostrar algunos de los consejos más relevantes para llevar a cabo este tipo de reuniones con el equipo o clientes para evitar errores muy frecuentes que pueden llevar el meeting al fracaso.

¿Cómo realizar videoconferencias más productivas cuando teletrabajas?

Elija la herramienta adecuada

Quizás lo más importante sobre la ejecución de una reunión virtual es la herramienta que utiliza para ejecutarla. Las reuniones de equipo pueden requerir diferentes tipos de herramientas. Si es la primera vez que organizas esa reunión con alguien o se encuentra en otro país cuyas herramientas no son familiares, considera preguntar con anticipación cuáles funcionarán mejor para ellos. Algunos ejemplos son: Zoom, Skype o Google Meet como las más populares.

Incluye opción de acceso remoto

La mayoría de herramientas que permiten las reuniones remotas están diseñadas para ser usadas principalmente a través de conexión a Internet. Pero, ¿qué sucede si la conexión de alguien se cae o se ralentiza? Es importante dar a las personas la posibilidad de escuchar la reunión sin estar conectados a Internet y que puedan hacerlo por teléfono para que no se pierdan nada.

Tenga en cuenta las diferentes zonas horarias

Si usted es quien facilita la reunión, asegúrese de tenerla en un momento que sea conveniente para todos los asistentes. No hay nada peor que darse cuenta a las 6 a.m. de que te han llamado. Adáptate al resto de compañeros o clientes en función del lugar y hora donde estén en ese momento.

Evite reprogramar o cancelar a última hora

¿Necesita reprogramar o cancelar una reunión virtual en el último minuto? Lo que importa es cómo lo haces. Antes de simplemente cambiar la hora de la invitación del calendario, póngase en el lugar de los asistentes a la reunión. ¿Qué molestias podrías causarles?

Una reunión virtual es un compromiso laboral que puede englobar a muchas personas. En la mayoría de los casos, un aplazamiento o cancelación de última hora es una falta de respeto. Si realmente debe hacerlo, envíe un mensaje personal pidiendo disculpas y explicando la situación.

Aclare cómo se conectan los participantes

Aquí es donde entra en juego la descripción de la invitación. No asuma que otros verán inmediatamente el enlace de la reunión que incluyó en el calendario. Deben ser muy claros con las instrucciones sobre cómo todos pueden registrarse para que puedan identificarlos en un solo lugar.

También establezca de antemano si desea encender la cámara. ¿Alguna vez se unió a una llamada con video cuando todos los demás lo apagaron? No dejes que eso le suceda a tus clientes.

Consejo profesional: si se está comunicando con varias personas en una reunión virtual remota, pídales que enciendan el video. Ayuda a las personas a mantenerse enfocadas sabiendo que todos pueden verlas. Además, permite que cada participante se identifique personalmente ante sus compañeros, aumentando la confianza, empatía y cercanía con el equipo o cliente.

Elija la ubicación idónea

Sé consciente de dónde estás y de lo que sucede a tu alrededor. Algunas habitaciones son más ruidosas que otras, incluso cuando estás en casa. Y aunque probablemente sea adorable cuando tu perro salta sobre tu regazo y mira fijamente a la cámara, es mejor dejar que los animales se queden fuera antes de comenzar una reunión.

Acceso a internet y teléfono móvil

Siempre es posible que el WiFi se corte justo antes de que comience la reunión. No dejes que una sensación de pánico te abrume. Gracias a los avances tecnológicos, la mayoría de los dispositivos móviles tienen la capacidad de convertirse en puntos de acceso remoto a Internet móvil.

Tenga en cuenta que puede exceder su uso de datos y puede costar más. Es recomendable cuando estás trabajando a distancia contar con una tarifa de datos ilimitados, evitando no poder asistir a una reunión si no tienes WIFI.

Únase a la reunión cinco minutos antes

Ya sea que esté programando la reunión o simplemente asistiendo, no pierda un tiempo valioso solucionando problemas cuando algo sale mal. Si es posible, programe al menos cinco minutos antes de su cita programada para conectarse.

Presente a todos al principio

Es una excelente manera de comenzar la reunión. Así todo el mundo sabe quién está realmente presente. Esto hace que todos se sientan partícipes de la conversación e involucrados con el objetivo de la misma.

Silenciar ruidos molestos

Silencia tu micrófono mientras otros están hablando. De esta forma, eliminas cualquier molesto ruido de fondo.

Recomendamos apagar los sonidos y las notificaciones de su dispositivo , especialmente si está compartiendo su pantalla con el grupo. Ver ventanas emergentes en la pantalla es muy molesto para los demás y desvía su atención de la información que está presentando.

Gestión de los participantes

Es muy habitual que las personas intenten hablar al mismo tiempo en reuniones remotas. Es inevitable, ya que a veces el sonido va con retraso y no sabes si hay otra persona hablando. En este punto, es importante llevar el control de la reunión dando la palabra en diferentes situaciones para organizar cada intervención por orden.

Conclusiones, preguntas y opiniones

Cuando las personas asisten a reuniones virtuales, especialmente cuando no hay video, pierden la capacidad de leer las expresiones faciales y el lenguaje corporal. Debido a esto, puede ser útil pedir comentarios sobre cómo se sienten los participantes durante la llamada o al final del meeting para preguntas o ideas.

Cada cinco a diez minutos, pregunte a los participantes cómo se sienten y si tienen alguna duda al respecto. Esto ayudará a que los asistentes a la reunión virtual se sientan incluidos y sepan que están siendo escuchados y atendidos, incentivando a la efectividad de la reunión.

Aquí tienes casi todo lo que necesitas saber para organizar reuniones exitosas de forma remota en tu trabajo. Pon en práctica estos puntos y lidera una reunión virtual con la confianza que merece. ¿Cuál añadirías a la lista?