Cómo preparar a tu empresa para una inspección de control de horas
Actualizado: 14 mayo, 2025
Preparar a tu empresa para una inspección de control de horas es esencial para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento de la normativa laboral. Con la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, sobre medidas urgentes de protección social y lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, se ha hecho más estricta la obligación de llevar un registro de las horas trabajadas por los empleados. Esta guía te ayudará a comprender las exigencias y pasos necesarios para que tu empresa esté lista para una inspección de trabajo en la que te soliciten el registro horario.
Índice de contenidos
Comprendiendo la normativa sobre el registro de jornada
Antes de preparar tu empresa para una inspección, es fundamental entender en profundidad la normativa vigente sobre el registro de jornada laboral y los cambios que se llevarán a cabo sobre el registro de la jornada. A la hora de evaluar si tu empresa cumple con la ley, un inspector de trabajo se guiará principalmente por lo siguiente:
- Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) donde indica que todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben llevar un registro diario de la jornada laboral de cada trabajador, indicando el horario de inicio y fin de su jornada. Se dan algunas excepciones que veremos al final de este artículo.
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, sobre medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Introduce una normativa para el control del registro horario de la jornada laboral, con el objetivo de combatir la precariedad laboral y garantizar el cumplimiento de los límites de la jornada de trabajo. Esta medida establece la obligación para las empresas de registrar la jornada laboral diaria de sus trabajadores, permitiendo así un control efectivo del tiempo de trabajo y las horas extraordinarias realizadas. Por lo tanto, este registro horario se configura como un elemento fundamental para proteger a los trabajadores, ya que permite documentar y controlar los excesos de jornada, contribuyendo a evitar situaciones de explotación laboral y asegurando el derecho de los trabajadores a una compensación adecuada por las horas trabajadas.
Qué requisitos debe cumplir un sistema de registro adecuado
La normativa actual no especifica un método concreto para llevar a cabo el registro de jornada, lo que significa que las empresas tienen cierta flexibilidad para elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Sin embargo, el sistema elegido debe cumplir con ciertos requisitos:
- Fiabilidad: El sistema debe proporcionar información fiable y no manipulable.
- Inmodificable: Una vez registrado, el tiempo de trabajo no debe poder ser alterado.
- Documentado: Los registros deben documentarse en un soporte escrito o digital que garantice su trazabilidad.
Una de las claves para estar preparado para una inspección de trabajo es mantener los registros de jornada accesibles y bien organizados. Según la normativa, los registros deben estar disponibles en cualquier momento para los empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Esto significa que los registros deben:
- Estar físicamente en el centro de trabajo: O ser accesibles desde el mismo de forma inmediata.
- Ser almacenados de manera segura: Para evitar manipulaciones o pérdidas.
- Ser fáciles de consultar: Para que los inspectores puedan revisar los registros de manera eficiente.
Además, hasta la fecha, algunos sistemas comunes usados hasta ahora incluyen:
- Registros en papel: Aunque menos recomendados debido a la facilidad de manipulación, pueden ser útiles para pequeñas empresas.
- Sistemas digitales: Aplicaciones de registro de jornada o programa de control de presencia, sistemas de fichaje biométricos o tarjetas magnéticas.
- Registros telemáticos: Especialmente útiles para trabajadores a distancia.
Hay que tener en cuenta que este tema está evolucionando tras las nuevas propuestas del gobierno, por lo que en cualquier momento puede cambiar.
También habría que considerar la jurisdicción que va surgiendo con nuevas demandas de los trabajadores a las empresas. En algunas ocasiones, el juez obliga a la empresa a cambiar su método de registro horario.
Documentación a entregar en caso de inspección
En caso de una inspección de trabajo, es crucial saber qué documentación se debe entregar.
Es importante aclarar que cada inspector de trabajo puede solicitar unos documentos distintos, no existe una norma fija de «qué van a pedir».
Según el documento sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo, los registros diarios de jornada deben estar accesibles para los inspectores. No es necesario entregar copias a los trabajadores o sus representantes legales de manera rutinaria, pero deben poder consultar los registros en cualquier momento.
Es importante que los registros:
- Estén bien documentados: Incluyendo las horas de inicio y fin de la jornada.
- Sean fiables y no manipulables: Garantizando la integridad de la información.
Preparación para sanciones y cómo evitarlas
El incumplimiento de la normativa sobre el registro de jornada puede llevar a sanciones significativas. Es fundamental conocer las posibles sanciones y cómo evitarlas:
- Multas económicas: Las sanciones por incumplimiento pueden variar en función de la gravedad y el tamaño de la empresa.
- Reputación dañada: El incumplimiento puede afectar negativamente la reputación de la empresa.
- Conflictos laborales: Los empleados pueden reclamar sus derechos si consideran que no se están cumpliendo.
Para evitar sanciones:
- Cumple con la normativa: Asegúrate de que todos los procedimientos de registro de jornada cumplen con la legislación vigente.
- Mantén una documentación clara y accesible: Facilita el trabajo de los inspectores y demuestra el cumplimiento proactivo.
- Realiza auditorías internas periódicas: Identifica y corrige problemas antes de una inspección oficial.
Por qué ejornada es una solución válida si un inspector de trabajo te pide un control de registro horario
ejornada es la herramienta de registro de control de horas de Microdata. Esta sencilla herramienta permite llevar a cabo el registro de la jornada de los trabajadores y es completamente válida a la hora de emitir documentación que pueda pedir un inspector de trabajo en caso de inspección, pues cumple con todos los requisitos necesarios.
La experiencia de nuestros clientes
Hasta la fecha, todos los clientes que trabajan con nuestra aplicación y les han pedido documentación sobre el registro horario en una inspección de trabajo, han cumplido con la normativa, pues los archivos expedidos por ejornada tienen completa validez legal.
Qué documentos sobre control de fichajes podrían pedirte
En caso de inspección, si un inspector de trabajo te solicita documentación relacionada con el control de horas de los trabajadores, desde ejornada se pueden emitir varios informes.
Una vez clicamos en esta pestaña, podemos seleccionar 2 tipos de informes que nos pueden pedir:
Resumen de jornada
En este informe podemos exportar tanto en pdf como excel los datos de los trabajadores de los meses que le pidamos, separándolo por empresas, centros de trabajo, departamentos, etc…
Listado de fichajes
Este otro informe nos permite sacar trabajador por día y hora de entrada y día y hora de salida, además del histórico del fichaje.
Como hemos visto, ejornada es una herramienta totalmente válida para llevar a cabo el registro horario de los trabajadores y cumplir con la normativa vigente para que, en caso de tener una inspección de trabajo y que el inspector nos solicite estos registros, podamos dárselos con los informes emitidos de ejornada.
Cómo gestionar el registro horario en tu empresa
Es importante hablar con los trabajadores e indicarles una serie de normas con el objetivo de hacer cumplir correctamente la jornada.
Formación y sensibilización del personal
Es crucial que todos los empleados y directivos comprendan la importancia del registro de jornada y las implicaciones legales de su cumplimiento. Realiza sesiones de formación para informar a todos sobre los procedimientos correctos y la relevancia de registrar sus horas de manera precisa.
Estas políticas deben ser comunicadas a todos los empleados y estar fácilmente accesibles para referencia. Además, asegúrate de actualizar estas políticas regularmente para reflejar cualquier cambio en la normativa o en los procedimientos de la empresa.
Establecer políticas internas claras
Define y documenta políticas internas claras sobre el registro de horas. Estas políticas deben cubrir:
- Procedimientos de registro: Cómo y cuándo deben los empleados registrar sus horas.
- Pausas y descansos: Cómo se deben registrar las pausas durante la jornada laboral.
- Revisión de registros: Procedimientos para revisar y corregir registros erróneos.
- Acceso a registros: Cómo pueden los empleados y sus representantes legales acceder a los registros.
Realizar auditorías internas periódicas
Realiza auditorías internas periódicas para asegurar que los procedimientos de registro de horas se están cumpliendo correctamente. Estas auditorías deben:
- Revisar los registros de jornada: Para identificar cualquier discrepancia o error.
- Evaluar el cumplimiento de las políticas internas: Asegurando que todos los empleados siguen los procedimientos establecidos.
- Proporcionar formación adicional si es necesario: Para corregir cualquier problema identificado durante la auditoría.
Estas políticas deben ser comunicadas a todos los empleados y estar fácilmente accesibles para referencia. Además, asegúrate de actualizar estas política.
Preguntas frecuentes
¿A quién se aplica la normativa del registro horario?
El registro de jornada se aplica a todos los sectores de actividad y a todos los trabajadores, incluidos aquellos que trabajan a distancia, comerciales, temporales y «móviles». Existen algunas excepciones, como el personal de alta dirección y ciertos trabajadores con un régimen específico.
¿Se debe incluir la flexibilidad horaria en un contrato de trabajo?
Para trabajadores con horarios flexibles o a distancia, establece acuerdos claros sobre cómo se registrarán sus horas. Considera incluir en los contratos cláusulas que detallen el uso de tecnologías específicas para el registro de horas y cualquier acuerdo sobre la disponibilidad horaria.
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