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Consultas frecuentes de nuestros clientes antes de implantar ejornada.
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Características

¿Qué funcionalidades me ofrece ejornada?

La aplicación ejornada te garantiza el control del sistema desde cualquier lugar con acceso a internet, así como:

  • Control de registros de entrada y salida de los empleados.
  • Verificación del lugar de fichaje.
  • Informe de jornadas u horas periodo.
  • Gestión de ausencias.
  • Control de incidencias.
  • Edición y mantenimientos de registros.
  • Informes en Excel para configuración de cálculos y exportación a nómina.
¿Puedo integrar ejornada con otras aplicaciones?
ejornada automatiza toda la información de control de jornadas laborales y moderniza el sistema de fichajes y el control de entradas y salidas de los trabajadores. 
Además, es totalmente compatible e integrable con tu programa de nóminas habitual. Podrás exportar los datos de los trabajadores automáticamente desde  MsNomina, Logic (Sage), A3, Nominaplus, Monitor…y agilizar tu sistema de trabajo.
¿Qué permite gestionar junto al programa de nóminas?
ejornada facilita el proceso de introducción de datos y generación de documentos e informes para la gestión laboral.
Automáticamente desde tu programa de nóminas a ejornada. Mediante exportación de fichero, desde ejornada a tu programa de nóminas.
¿Qué es ejornada? ¿para qué sirve?
ejornada es una aplicación diseñada y preparada para facilitar a las empresas el control del registro de jornada laboral de sus trabajadores ante la exigencias de la ley vigente. Permite la visualización y análisis de los registros diarios y control de ausencias. Para los trabajadores es una alternativa eficaz y rápida para la realización de su registro diario.
Algunas funciones de la aplicación no se aplican correctamente en mi terminal, sin embargo, en el de un compañero sí. ¿A qué se debe?

Para asegurar el correcto funcionamiento de la aplicación es aconsejable tener actualizada a la última versión nuestro sistema operativo Android. Recomendamos usar la versión 8.1 o superior.

Para empresas multicif, ¿Podemos acceder a la aplicación con el mismo correo corporativo y gestionarlas de manera individual?

Para asegurar la protección de datos y poder realizar un seguimiento más estructurado y ordenado de los fichajes de los trabajadores solo se permite el uso de un correo electrónico por empresa. Por lo tanto necesitamos facilitar un correo diferente para cada empresa, sea multicif o no y serán gestionadas de manera independiente.

¿Cómo puedo realizar la configuración más óptima para mi empresa?

Al acceder como empresa a ejornada por primera vez, es necesario realizar un configuración previa que permita un funcionamiento correcto de la plataforma a la hora de registrar y analizar los fichajes.

El método de configuración es totalmente opcional aunque recomendamos realizarlo siguiendo unas pautas concretas, lo cuál facilitará en gran medida la puesta en marcha de la empresa en ejornada.

Para una configuración óptima de nuestra empresa aconsejamos realizar la configuración en el siguiente orden:

 

1- CALENDARIO DE FESTIVOS

2- HORARIOS

3- PETICIONES – AUSENCIAS

4- CENTROS DE TRABAJO

5- DEPARTAMENTOS (OPCIONALES)

6- TRABAJADORES

Funcionamiento

¿Cómo funciona ejornada?

Para comenzar a utilizar ejornada tan solo necesitas acceder a través de la web y descargar la app desde tu móvil o tablet y asignar un terminal – propio o de empresa – a cada trabajador para que puedan registrar su fichaje.

¿Cómo se gestiona un aviso en ejornada?
ejornada permite la gestión rápida de avisos tales como ausencias, bajas médicas, vacaciones, etc.
Ante una ausencia, la aplicación permite a la persona trabajadora indicar en el calendario el día que estará ausente, que servirá como medio de justificación y validación para la persona responsable de su gestión laboral.
En el caso de una baja médica, la aplicación da la posibilidad de adjuntar archivo, como un documento de baja, para que la persona responsable del departamento, centro de trabajo o empresa valide la documentación desde el panel de administración de ejornada y por tanto, el aviso.
¿Cómo puedo configurar un horario?

Para dar de alta un horario específico, sea jornada intensiva, reducida o por turnos se debe acceder al menú configuración:

Se habilitará en la parte izquierda de la pantalla, a modo de columna, los parámetros configurables por el usuario, en este caso, acceder a “Horarios”:

Seleccionar opción “NUEVO HORARIO” (En este apartado también se permite la modificación/borrado de los horarios ya creados previamente):

Dentro de “NUEVO HORARIO“ configurar los parámetros según nuestra distribución de jornada:

* Nombre: Asignaremos un título al horario que deseamos crear.

*  Centro de Trabajo: Se puede configurar, por días, el centro de trabajo dónde se realizará el fichaje. Si se marca TODOS, se asignará el centro de trabajo más cercano en el momento del fichaje.

* Tiempo Libre: Tiempo total destinado al descanso del trabajador dentro de la jornada laboral.

* Hora entrada / salida: Seleccionaremos el horario de entrada y salida de los trabajadores que estarán sujetos a este horario.

* Tolerancia entrada / salida: Margen de premura o demora que son permitidos por la empresa sobre la hora de entrada / salida fijada para que no genere aviso de impuntualidad al trabajador. Son los minutos que el trabajador puede anticiparse o retrasarse al fichar sobre la hora entrada / salida configurada.

* Añadir Más: Esta opción nos permite incluir otro tramo horario (jornadas partidas). Ej: Si un trabajo tiene un horario de 08:00 a 14:00 y de 16:30 a 19:00, se deberán crear dos tramos horarios: Primer tramo (08:00 a 14:00) / Segundo tramo de (16:30 a 19:00).

Al revisar los avisos generados, ¿Puedo tratarlas de forma masiva?

Teniendo en cuenta que cada aviso será generado por un motivo diferente y pueden ser filtrados por tipo de aviso, estado o departamento. Se podrán resolver los avisos según su índole de manera individual pulsando sobre el hipervínculo en la columna “ACCIÓN” / “Marcar Resuelta”:

Acceder al apartado AVISOS:

Para tratar todos las avisos de forma masiva, marcar el check disponible a la izquierda de la palabra “Nombre” y todas los avisos serán seleccionadas. A continuación, pulsar sobre el botón verde “RESOLVER SELECCIONADAS”:

¿Cómo puedo crear un calendario de festivos personalizado?

Seleccionar cualquiera de los calendarios que ya vienen por defecto (ampara los festivos nacionales y autonómicos pero no los locales). Para añadir los festivos locales de forma manual es recomendable duplicar el calendario autonómico:

Una vez duplicado, añadir los festivos locales que queramos que se incluyan en nuestro calendario (en este caso hemos seleccionado el día 28 de julio como festividad local):

Una vez creado el calendario, o seleccionado cualquiera de los creados por defecto, se permitirá incluirlo al configurar el centro de trabajo:

¿Cómo puedo dar a mis trabajadores días libres? ¿Y medias jornadas?

Para que un trabajador pueda solicitar el permiso de un día libre completo, o por tramo horario, previamente la empresa debe haber establecido una tipo de ausencia para ello.

Una vez la petición de ausencia esté creada, el trabajador podrá seleccionar este tipo de ausencia desde su acceso a la plataforma:

Seleccionar como tipo de ausencia: PERMISO

Para días completos no se indicar ningún parámetro en el campo Hora.

Para tramos horarios dentro del mismo día se indicará el horario de inicio/fin.

Se permite, de forma adicional, indicar un texto aclaratorio para la empresa y adjuntar una imagen en caso necesario.

 

Una vez el permiso haya sido solicitado la empresa gestionará nuestra solicitud.

¿Cómo puedo visualizar el informe de resumen de jornada?

Para obtener el informe de resumen de jornada (es posible filtrar por centros de trabajo/departamentos/trabajadores) debemos acceder en la barra superior al apartado INFORMES:

Pulsar botón NUEVO INFORME  :

Una vez completados los campos, pulsar botón GENERAR.

De forma automática se iniciará la descarga de un fichero comprimido con los datos solicitados disponible para su revisión.

*Recomendamos el uso del programa WINRAR para descomprimir los archivos generados.

Con los trabajadores dados de alta, no pueden acceder a la aplicación para realizar el fichaje diario. ¿Cómo puedo resolverlo?

Para que un trabajador pueda realizar el fichaje diario existen dos casuísticas para las cuáles se requiere una configuración específica en cada caso:

– Fichaje del trabajador CON DISPOSITIVO PROPIO (SIN DISPOSITIVO CORPORATIVO):

El fichaje diario del trabajador se realizará desde un dispositivo propio, se accede a la plataforma con su NIF y claves recibidas en el correo configurado en el perfil del trabajador.

Se configura en el apartado “CONFIGURACIÓN ADICIONAL” dentro del perfil del trabajador.

 

– Fichaje del trabajador CON DISPOSITIVO DE EMPRESA:

El fichaje diario del trabajador se realizará a través de un dispositivo proporcionado por la empresa , requiere activación y configuración “DISPOSITIVO DE FICHAJE” :

Para ello accedemos a CONFIGURACIÓN/ DISPOSITIVO DE FICHAJE / NUEVO DISPOSITIVO DE FICHAJE:

Aquí se debe configurar el nombre que queremos asignar al dispositivo de fichaje, un correo electrónico (que debe ser diferente al usado por la empresa) para recibir las claves de acceso y un centro de trabajo dónde estará ubicado el dispositivo:

Al igual que ocurre al dar de alta a un trabajador, se enviará de forma automática al correo indicado las credenciales de acceso.

Los trabajadores que pertenezcan al centro seleccionado en el dispositivo de fichaje deben tener activado en su perfil de trabajador la opción “DISPOSITIVO DE EMPRESA”:

*Para asegurar el correcto funcionamiento, en el dispositivo proporcionado por la empresa se requiere haber iniciado sesión con las credenciales de acceso de dispositivo de fichaje.

*Una vez realizado el login, aparecerán los trabajadores seleccionados con terminal corporativo. Para realizar el fichaje, pulsarán sobre su nombre e introducirán las credenciales recibidas como trabajador.

*Exitse la posibilidad de activar ambas opciones para el trabajador, de esta forma podrá fichar indistintamente en un dispositivo propio o de empresa.

¿Cómo obtienen los trabajadores las credenciales de acceso a la plataforma?

Es un proceso automático, al dar del alta un trabajador como empresa nos pide incluir un correo electrónico.

Una vez finalizado el registro del trabajador, las credenciales de acceso son enviadas al correo electrónico indicado de forma automática.

Para asegurar la privacidad del usuario, existe para el trabajador la posibilidad de cambiar sus claves de acceso en cualquier momento.

Cambio de claves desde el acceso como trabajador:

1 – Cambiar Clave: Nos pedirá clave actual y clave nueva que queremos introducir.

2 – Restablecer clave: Ante olvido o extravío de claves por parte del trabajador el sistema enviará un correo electrónico al mail asignado al trabajador para restablecer la contraseña de acceso.

¿Puedo exportar los fichajes de los trabajadores en un fichero excel?

La aplicación nos permite exportar los fichajes al almacenamiento local de nuestro dispositivo filtrándolos por día/mes/año desde el apartado FICHAJES >> DESCARGAR FICHAJES.

Al seleccionar la opción “Descargar fichajes”, se nos solicitará una ubicación local dónde almacenar el archivo. El formato del archivo generado será .XLS. Ejecutable desde Excell.

*A tener en cuenta: Es posible que el navegador, por defecto, bloquee las ventanas emergentes y no permita descargar el fichero. Para ello, dependiendo del navegador que usemos, se deberá permitir manualmente el desbloqueo de ventanas emergentes.

 

Ej: Navegador Chrome:

Ej: Navegador Firefox:

¿Puede la empresa marcar el fichaje a un trabajador que ha olvidado fichar?

En caso que un trabajador olvide realizar el fichaje diario existe la posibilidad de que la empresa marque el fichaje del trabajador (esto no quiere decir que fiche por él). La empresa generará un aviso al trabajador recordándole el fichaje y deberá ser éste último el que realice la firma digital  y, por lo tanto, el fichaje.

Acceder a GESTIÓN > FICHAJES:

Pulsar botón

Al pulsar en “NUEVO FICHAJE” se habilitará la siguiente ventana donde se debe introducir el nombre del trabajador al que se quiere ajustar el fichaje y si es de entrada o salida.

A su vez al trabajador le llegará la notificación y podrá realizar el fichaje con su firma digital.

Al pulsar en apartado “REQUIERE TU ATENCIÓN” nos permitirá realizar el fichaje. El trabajador deberá firmar el fichaje ajustado por la empresa.

¿Cómo funciona la geolocalización al realizar fichajes a través de la app?

Antes de realizar los fichajes a través de la app, para asegurar que la geolocalización funciona correctamente, se debe confirmar que ejornada tiene permisos en el terminal para acceder a la ubicación: APLICACIONES >> EJORNADA >> PERMISOS UBICACIÓN >> ACTIVADO

También se debe tener activa la ubicación en nuestro terminal, de no ser así al iniciar la sesión en app ejornada nos aparece el siguiente mensaje.

Bastará con pulsar “UBICACIÓN NO DISPONIBLE” para activar la ubicación, tras aceptar el mensaje emergente:

Realizados estos pasos, al realizar el fichaje, la geolocalización será registrada correctamente.

*Para asegurar un funcionamiento correcto del servicio recomendamos que la versión de nuestro sistema Android sea 8.1 o superior

Algunos trabajadores no acuden al centro de trabajo al comienzo de la jornada. ¿Cómo pueden fichar?

En el caso de un trabajador que por su función laboral no acude normalmente al centro de trabajo al comienzo de la jornada existe la posibilidad de activar la opción “TRABAJADOR CON MOVILIDAD”.  De esta forma, al realizar el fichaje, el sistema no generará aviso por fichaje FUERA DEL CENTRO DE TRABAJO.

Para configurar este parámetro debemos acceder a:

TRABAJADORES > NOMBRE TRABAJADOR > EDITAR >

Desplazamos la pantalla que se visualiza hasta la parte inferior, y activamos la opción TRABAJADOR CON MOVILIDAD.

Al realizar los fichajes por parte de esta trabajadora, esté en el centro de trabajo o fuera,  no generará aviso por FICHAJE FUERA DEL CENTRO DE TRABAJO.

Algunos trabajadores no pueden acceder con sus claves a través de la app. ¿A qué se debe?

En primer lugar debemos verificar que las credenciales de acceso, usuario y contraseña, que se han introducido son correctas.

Si se continúa sin poder acceder se debe confirmar si el trabajador pertenece a un dispositivo de fichaje.

Podemos confirmarlo en el apartado TRABAJADORES > TERMINAL CORPORATIVO

En caso afirmativo, para que el trabajador pueda acceder con sus credenciales a través de la app, el dispositivo utilizado como dispositivo de fichaje de haber iniciado sesión previamente:

Una vez hayamos accedido, se mostrará una lista con los nombres de los trabajadores designados con terminal corporativo:

Al pulsar sobre su nombre, el sistema solicitará sus claves de acceso:

El trabajador visualizar su sesión y podrá realizar el fichaje con normalidad :

 

 

 

Normativa

¿Qué normativa rige al sistema de control horario de ejornada?
Tal y como especifica el RD-Ley 8/2019 (art. 10), se modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, añadiendo un nuevo apartado 9, con la siguiente redacción:
– La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
– Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.
¿Cumple ejornada con la normativa vigente en materia de protección de datos?

Se dispone de un contrato de Encargo de tratamiento adaptado al RGPD y la LOPDGDD que puede solicitar en administracion@microdata.es.

En cuanto a la aplicación, solo la empresa tiene acceso a los datos de todos los trabajadores, y los propios trabajadores a su cuenta de trabajador por lo que no hay ningún problema de incompatibilidad con la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantida de los Derechos Digitales.

Los datos personales presentados en el aplicación son Nombre completo del trabajador, DNI, Dirección, correo electrónico, móvil y datos del contrato de trabajo, todos los datos son facilitados por el trabajador en el momento de su contratación y son datos de Tipo de Categoría: Básicos.

En el momento de la contratación se puede entregar a los trabajadores la Cláusula de Información al Trabajador, donde si lo desean podrán incluir una cláusula indicado la utilización de un sistema de fichaje digital o enviar a los trabajadores una circular indicando el uso del sistema para fichajes donde lleguen a un acuerdo de su uso y contabilización de horas extras como indica el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo.

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