Plantilla control horario en Excel y alternativas
Actualizado: 11 agosto, 2023
A raíz de la entrada en vigor, en marzo de 2019, del Real Decreto de Ley 8/2019, las empresas tienen la obligación de llevar un control diario de las horas trabajadas por sus empleados, con la obligatoriedad de registrar la entrada y salida.
Esta información deben guardarla al menos durante cuatro años, y su incumplimiento está castigado con multas que pueden llegar hasta los 6.250 euros.
Esta obligatoriedad ha obligado a las empresas a buscar herramientas para facilitar el trabajo de control de jornada de los empleados, existiendo distintas opciones para gestionar el registro laboral.
Mientras que hay empresas que optan por utilizar métodos tradicionales como un documento de Excel, otras prefieren automatizar el proceso usando una app de control de presencia y cumplimiento de la jornada laboral como ejornada.
¿Es posible llevar el control de jornada con un Excel?
El método tradicional que se viene utilizando por algunas empresas para registrar la jornada laboral de los empleados es una hoja de trabajo de Excel.
Este sistema implica un trabajo manual, y para los empleados, una labor extra que puede interrumpir su concentración al tener que rellenar cada día la tabla de Excel correspondiente con las horas de entrada, salida, horas extras y las pausas que realice.
Normalmente se opta por usar una plantilla que debe configurarse con una estructura fácil de entender, diferenciando las distintas secciones o celdas utilizando diferentes colores y cuyo diseño sea lo más sencillo posible.
La hoja de Excel calcula el número de horas trabajadas por el empleado, que también puede apuntar sus vacaciones o los días que no ha trabajado por motivo de enfermedad.
Teniendo en cuenta que el control de jornada es fundamental no solo para registro horario del empleado, sino también a la hora de hacer el cálculo de su salario, a veces hay que utilizar fórmulas más complejas que deben integrarse en la tabla de Excel para tratar de reducir la carga de trabajo extra que implica tanto para empleados como para el empresario.
Las empresas pueden diseñar su propia plantilla personalizada según sus necesidades, o utilizar una plantilla de control horario de generación automática.
Sin embargo, el uso hoy en día del papel y las hojas de Excel para registrar la jornada laboral implican una serie de riesgos, en especial, a raíz de la implementación del trabajo en remoto a causa de la pandemia que vivimos:
-El papel o el Excel no ofrecen garantías de inalterabilidad, incumpliendo con la exigencia del Real Decreto Ley 8/2019 de que esos registros no puedan alterarse a posteriori, algo que en un formato papel o un Excel no se puede garantizar.
-Tanto papel como Excel tienen un importante margen de error al tratarse de un control manual, porque pueden anotarse mal los registros.
-Desde el punto de la vista logístico el proceso de anotación manual es pesado, implica un trabajo extra, y siempre hay un riesgo de pérdida del documento.
-Teniendo en cuenta el proceso de transformación digital de las empresas, utilizar un método manual como el papel o una hoja de Excel las aleja de aprovechar el momento actual para optar por soluciones digitales automatizadas que les permita gestionar de forma eficiente el control horario y evitar el riesgo de elevadas multas.
Si tu empresa sigue utilizando esta opción más tradicional aquí puedes descargar tu plantilla de Excel
Ventajas de una app frente al papel en el registro de jornada
Frente a los sistemas tradicionales de control horario, cada vez son más las empresas que prefieren implementar una herramienta de software que les permite la gestión eficiente y automatizada del control de la jornada laboral de sus empleados, entradas y salidas y cualquier incidencia que pueda darse.
Una aplicación online para el registro de jornada funciona como una herramienta de inteligencia de negocio, eliminando todos los inconvenientes asociados a la gestión manual de los datos, y facilita el proceso de introducción de datos y la exportación de informes y documentos para el cálculo posterior de las nóminas.
Utilizando una aplicación como ejornada se puede gestionar y controlar desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar el registro diario de la jornadalaboral de los empleados de forma sencilla, rápida y fácil.
¿Qué otras ventajas tienen el uso de una app frente al papel o el Excel?
–Desaparece el margen de error y riesgo de multas asociado al registro manual del sistema en papel.
-No existe riesgo de pérdida del documento.
-Garantiza el cumplimiento de las exigencias del Decreto Ley 8/2019 y en especial la inalterabilidad de los registros, lo que implica una mayor seguridad de cara a posibles sanciones.
–Complementan la gestión de recursos humanos de una empresa, actuando como gestor documental y permitiendo la gestión rápida y eficiente de ausencias, bajas, vacaciones y el control de incidencias.
Todo ello y mucho más es lo que ofrece una solución avanzada para el control de presencia y registro laboral como ejornada, que cumple con los requisitos del Decreto Ley 8/2019, y se adapta al tamaño y necesidades concretas de tu empresa, independientemente de su tamaño.
Ahora que conoces ambos métodos… ¿Cuál eliges para optimizar tu negocio?
Si tu empresa opta por la seguridad en la automatización de los procesos de control horario y buscas ahorrar tiempo y costes, en ejornada podemos ayudarte con nuestra aplicación para web y móvil.
Puedes elegir entre nuestros planes personalizados el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa, sea pequeña, mediana o grande.
Escribir un comentario