¿Qué cambiará en el registro de jornada y el control horario en 2025? Actualizado Mayo
Este año 2025 ha traído importantes novedades en el ámbito laboral, particularmente en el registro de jornada y control horario. Estas modificaciones responden a la evolución de las normativas y buscan una mayor transparencia, trazabilidad y cumplimiento con los derechos de los trabajadores. A continuación, detallamos los principales cambios que debes conocer para estar preparado y cómo soluciones como ejornada pueden ayudarte a cumplir con las nuevas exigencias.
Índice de contenidos
La normativa actual: Un punto de partida necesario
Desde 2018, el registro de jornada es obligatorio para todas las empresas en España. Esta legislación buscó combatir el trabajo no declarado y proteger los derechos de los trabajadores, estableciendo requisitos específicos:
- Registro diario de la jornada laboral. Se exige registrar la hora exacta de inicio y fin de la jornada, incluyendo las pausas.
- Almacenamiento de los registros. Las empresas deben conservar esta información durante al menos 4 años.
- Acceso garantizado. Los registros deben estar disponibles para los trabajadores, sindicatos y la inspección laboral en caso de solicitud.
- Cumplimiento de la privacidad. La información recopilada debe ajustarse al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Sin embargo, la normativa actual todavía permite que muchas empresas utilicen métodos manuales, como hojas de cálculo o registros en papel, lo que supone un riesgo de errores, manipulación y sanciones.
Cambios clave en la normativa laboral de 2025
¿Cómo hemos llegado hasta aquí?
El pasado martes 6 de mayo se aprobó el proyecto de ley para la reducción de la jornada laboral de 40 a 37,5 horas semanales. Esta nueva normativa implica una transformación completa en el registro de jornada y responde a las exigencias de la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones de trabajo y Directiva (UE) 2019/1158 en materia de conciliación de vida familiar y laboral.
El proyecto trae consigo una serie de medidas orientadas a ajustar la jornada laboral mediante dicha reducción, reforzar la protección del derecho a la conciliación y garantizar la transparencia y previsibilidad en el ámbito laboral.
Con estos cambios se ha establecido una nueva regulación del registro de jornada en el artículo 34 bis del Estatuto de los Trabajadores, que entra en vigor a los seis meses de la entrada en vigor de la ley (excepto la interoperabilidad, que dependerá de un reglamento posterior). Las claves son:
Obligatoriedad digital, objetividad y fiabilidad
Se deben registrar los horarios de entrada y salida de forma personal e inmediata por cada trabajador al iniciar y finalizar la jornada, sin interferencias de la empresa. Este registro será obligatoriamente digital, por lo que es importante contar con un software de control de presencia que cumplan con estas medidas. Este registro se presenta como un medio de protección para el empleado, ya que elimina la posibilidad de manipulaciones por parte del empleador y asegura que el contenido de los registros sea genuino y verificable.
Acceso en tiempo real por parte de la inspección laboral
Con la nueva normativa, la información debe ser de fácil acceso para los trabajadores, sus representantes legales, y para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS). Este acceso debe estar disponible en tiempo real en el centro de trabajo y, además, ser accesible de manera remota para facilitar la labor de la ITSS y de los representantes de los trabajadores. Esto implica que las empresas ya no podrán presentar registros atrasados o incompletos.
Imposibilidad de manipular registros
El sistema debe garantizar que cada registro esté asociado inequívocamente con la identidad del trabajador y que cualquier modificación en el mismo quede documentada. Esto es esencial para dar validez jurídica al registro de jornada, especialmente en casos de disputas o inspecciones laborales. Además, el formato debe legible, tratable y compatible, permitiendo su documentalidad y exportabilidad.
Conservación de los registros y protección reforzada de datos
La empresa deberá conservar el registro durante cuatro años, permitiendo que los empleados y sus representantes legales puedan consultarlos en cualquier momento dentro de este periodo. Se aumentarán las medidas para garantizar el cumplimiento del RGPD, protegiendo la privacidad de los empleados.
Incremento en las sanciones
Se modifica la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social para endurecer las penalizaciones. Ahora se considera infracción incluso cuando la falta de registro ponga en riesgo la salud o el descanso del trabajador. Además, la ausencia del registro de jornada o su manipulación constituirá una infracción por cada trabajador afectado. Las sanciones pueden oscilar entre 1.000 y 10.000 euros.
Derecho a la desconexión digital
Se reafirma como un derecho irrenunciable, aplicable también al trabajo a distancia. Con límites bien definidos, el trabajador tiene derecho a no recibir comunicaciones ni peticiones fuera de su jornada laboral, a no estar localizable fuera del horario establecido, y a que su negativa a responder no implique represalias de ningún tipo. Se podrán establecer acuerdos sobre distintos aspectos, como las modalidades para ejercer este derecho, la formación y sensibilización sobre el uso adecuado de la tecnología, así como las excepciones, que solo serán válidas en circunstancias graves y debidamente justificadas.
Implicaciones para las empresas
La nueva normativa representa un desafío para las empresas, pero también una oportunidad para mejorar sus procesos internos. Estas son algunas de las principales implicaciones:
Mayor inversión en tecnología
Será imprescindible contar con sistemas digitales que cumplan con los nuevos requisitos. Esto incluye herramientas que permitan registrar, almacenar y acceder a la información en tiempo real.
Flexibilidad en la organización del registro
La normativa permite que, mediante negociación colectiva o acuerdo empresarial, se adapten los sistemas de registro de jornada a las particularidades de cada empresa. Esto permite a las empresas establecer un modelo de organización y funcionamiento que responda a sus necesidades internas y al mismo tiempo cumpla con las exigencias de la ley.
Cambios en la cultura organizacional
La obligatoriedad de utilizar medios digitales y garantizar la trazabilidad de los registros requerirá una mayor concienciación y formación de los empleados.
Necesidad de adaptarse al RGPD
La protección de datos personales será más exigente, por lo que las empresas deberán asegurarse de que sus sistemas cumplen con todas las normativas.
Riesgo de sanciones
El incremento en las multas hace que el incumplimiento de la normativa sea más costoso que nunca.
¿Cómo prepararse para los cambios en el fichaje?
Adaptarse a esta nueva realidad no tiene por qué ser complicado si se toman las medidas adecuadas con antelación. Aquí tienes algunas recomendaciones para estar preparado:
Digitaliza tus procesos
Invierte en herramientas digitales como ejornada, que garantizan el cumplimiento normativo y facilitan la gestión del control horario. Hay planes adaptados para todas las empresas.
Forma a tu equipo
Asegúrate de que todos los empleados comprendan los cambios y sepan cómo utilizar las herramientas disponibles para registrar su jornada.
Realiza auditorías internas
Evalúa el estado actual de tus registros y corrige cualquier posible incumplimiento antes de que entre en vigor la nueva normativa.
Consulta con expertos
Contar con asesoramiento legal y tecnológico puede marcar la diferencia para garantizar que tu empresa esté lista para esta nueva normativa.
ejornada: La solución para el control horario de 2025
Herramientas como Excel ya no podrían garantizar la inalterabilidad de los datos ni cumplir con el RGPD y la protección de datos. Si bien los cambios legislativos pueden parecer abrumadores, herramientas como ejornada están diseñadas para facilitar el cumplimiento de estas normativas. Algunas de sus características destacadas son:
Registro en tiempo real
eJornada permite registrar las horas de entrada y salida de los trabajadores de manera instantánea, cumpliendo con la exigencia de acceso en tiempo real por parte de la inspección laboral.
Trazabilidad garantizada
Cualquier modificación en los registros queda documentada, asegurando transparencia y cumplimiento con la ley.
Gestión de ausencias y permisos
La plataforma incluye un módulo para gestionar ausencias, permisos y vacaciones, facilitando la organización interna.
Informes automáticos
Con eJornada puedes generar informes detallados en formato PDF o Excel, ideales para auditorías e inspecciones.
Cumplimiento del RGPD
eJornada protege los datos personales de tus empleados, garantizando el cumplimiento de todas las normativas de privacidad.
Beneficios de anticiparse a la próxima normativa
Adoptar soluciones digitales antes de la aprobación a la reducción de la jornada laboral no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también ofrece otras ventajas para tu empresa:
Optimización de procesos
Las herramientas digitales eliminan la necesidad de procesos manuales, reduciendo el riesgo de errores y ahorrando tiempo.
Mejora en la gestión del tiempo
Con eJornada, puedes monitorizar en tiempo real quién está trabajando, quién está de vacaciones y quién está de descanso, facilitando la planificación.
Reducción de riesgos legales
Estar al día con la normativa te protege de sanciones económicas y posibles conflictos legales con los empleados.
Imagen de modernidad
Contar con herramientas avanzadas mejora la percepción de tu empresa entre empleados, clientes y socios.
¿Por qué elegir ejornada?
En un mercado lleno de opciones, eJornada se destaca como una solución completa, accesible y adaptable. Ofrecemos:
- Facilidad de uso. Nuestra app es intuitiva tanto para empleados como para administradores.
- Flexibilidad. Diseñada para empresas de todos los tamaños y sectores.
- Soporte técnico. Nuestro equipo está disponible para ayudarte en cada paso del proceso.
2025, una oportunidad para evolucionar
Los cambios previstos en la normativa laboral no son solo un desafío, sino también una oportunidad para modernizar los procesos de tu empresa y garantizar una gestión eficiente del tiempo. Con eJornada, estarás preparado para cumplir con las nuevas exigencias y optimizar la gestión de tu personal.
No dejes que las nuevas normativas te tomen por sorpresa. Solicita una demo personalizada en nuestra web o contacta con nuestro equipo en el 950 268 800 para descubrir cómo ejornada puede transformar la forma en que gestionas el control horario. ¡Prepárate para el futuro hoy!
Escribir un comentario