Actualizado: 29 marzo, 2023

La custodia de la documentación

El papel, la acumulación de documentación y la gestión del espacio son un problema recurrente en las oficinas. La cultura paperless está cada vez más extendida y evolucionar hacia una oficina donde esté todo lo digitalizado para tenerlo todo más accesible sin ocupar espacio y reduciendo los tiempos dedicados a su gestión y organización es uno de los objetivos más claros en cualquier departamento administrativo. No obstante, en esa transición hacia la digitalización, tenemos un montón de documentación en formato físico que hay que seguir manteniendo y que deben tener en cuenta una serie de aspectos.

¿Qué tener en cuenta en la conservación de la documentación?

• No guardar la documentación durante el plazo establecido puede suponer una cuantiosa sanción.
• Los plazos que hay que conservar la documentación dependerán del organismo que los solicite y el tipo de documento.
• Todo lo que tengamos de manera digital nos facilitará enormemente la labor, como en el caso del registro de jornada y el control de presencia, a través de una herramienta como ejornada.

Documentos a guardar y plazos en función de la normativa.

Documentación laboral, ¿Qué documentos hay que guardar y durante cuanto tiempo?

La legislación que regula la normativa de la custodia de la documentación laboral es el RD legislagivo 5/2000 de 4 de agosto por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Documento de cotización: ha de estar expuesto en el lugar de trabajo el ejemplar del documento de cotización durante al menos un mes.

Contratos de trabajo: deben guardarse como mínimo 4 años desde su firma.

Registros de jornada: Desde mayo de 2019 cuando se estableció la obligatoriedad del registro de jornada laboral, se deben conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante al menos 4 años. En ejornada, estos registros son fácilmente accesibles y exportables en cualquier momento.

Documentación mercantil y contable. Plazos y documentos a guardar.

Los documentos a guardar son los libros contables, la correspondencia y los justificantes de negocio, durante al menos 6 años a partir del último asiento realizado en los libros. Además, es más que recomendable guardar indefinidamente Libros oficiales de contabilidad, cuentas anuales firmadas, contratos a largo plazo y copias de seguridad informática. Se puede consultar el artículo 30 del Código de comercio donde se especifica que se debe conservar correspondencia, documentación y justificantes.

Documentación tributaria. Cúanto tiempo conservarla.

Se establece como plazo general el tiempo de 4 años a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones de Hacienda. Hay que tener en cuenta que no atender un requerimiento de información puede suponer una sanción de hasta el 2% de la cifra de negocio de la empresa, estableciéndose un mínimo de 10.000 €.

Con el RD 633/2015 de 10 de julio, por el que se modifica el reglamento del impuesto sobre la renta de las personas físicas, aprobado por el real decreto 439/2007, de 30 de marzo, el plazo en el que prescribe la comprobación de las bases imponibles y las deducciones es de 10 años. Sin embargo, pasados esos 10 años la AEAT podrá exigir la declaración del Impuesto de Sociedades, las cuentas anuales, así como las pérdidas fiscales. Además toda documentación con trascendencia tributaria hay que conservarla durante 6 años.

Como hemos podido ver la documentación a conservar, la gestión documental y los plazos resultan elementos que hay que controlar de manera clara. En la medida que digitalicemos nuestra gestión y tengamos una mayor accesibilidad a la documentación a través de medios electrónicos, ganaremos en eficiencia y lograremos optimizar nuestro tiempo y evitar multas y sanciones.