Actualizado: 11 agosto, 2023

El 8 de marzo de 2019 se publicó en el BOE el Real Decreto-ley 8/2019 en el que se regulaba el registro horario de los trabajadores. Un año después, aún se siguen cometiendo errores en el control de presencia de los empleados, muchos de los cuales pueden acarrear sanciones económicas.

En el post de hoy te contamos cuáles son los errores más comunes en el control de presencia de los empleados y cómo solucionarlos.

Errores en el control de presencia de los empleados

El registro horario continúa causando confusión entre empresarios y trabajadores. Y es que el Estatuto de los Trabajadores no impone un modo específico de fichar o registrar las horas, solo señala que la empresa deberá acordar con los empleados cómo organizar este registro y la forma de documentarlo, de ahí que se genere tanta confusión. Por eso vamos a ver los errores que deberás evitar en el registro horario:

No reflejar periodos de descanso o pausas

El Real Decreto-ley 8/2019 no exige que se reflejen las interrupciones o pausas entre el inicio y el final de la jornada laboral, por lo que genera muchas dudas sobre si hay que añadirlas al registro. Si no se añaden esas pausas o descansos, no podrán descontarse del cómputo total de horas trabajadas del mes, por lo que el horario final sería menor al tiempo de trabajo efectivo.

Informes poco claros o confusos

En muchas ocasiones el método para realizar informes de la empresa no deja claro el número de horas realizadas por los trabajadores y lleva a confusión. Es por eso que es fundamental que las empresas manejen sistemas de registro horario que ofrezcan una visión adecuada, clara y completa del tiempo de trabajo efectivo, como los sistemas digitales que facilitan de sobremanera el registro.

No guardar los informes el tiempo adecuado

Las empresas están obligadas a guardar los informes de registro de jornada al menos durante cuatro años, poniéndolos a disposición tanto de una posible inspección como de los propios trabajadores. Para evitar pérdidas, robos o destrucción, es recomendable usar un soporte digital para almacenar los registros, que además ahorrará espacio de almacenamiento y ayudará a preservar el medio ambiente.

No facilitar los informes a los empleados

La ley establece que los registros horarios deben estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Por tanto, la empresa debe tener un acceso rápido a los mismos y no puede rechazar el acceso a estos a sus empleados en ningún momento.

Delegar el control de las horas a terceros

La normativa no permite delegar el registro de la jornada laboral a empresas externas pues deja claro que el registro horario debe estar presente físicamente en la propia empresa, pudiendo acceder al sistema desde las mismas instalaciones.  El uso de un software de control horario, permite que los datos se puedan consultar desde cualquier parte en cualquier momento puesto se almacenan en la nube.

No controlar el horario de empleados en desplazamiento

Se debe llevar un registro de todos los trabajadores, incluso de aquellas personas con jornadas de teletrabajo, trabajo en la sede de clientes o comerciales, aunque tenga unas peculiaridades específicas en la normativa. En este sentido, las apps para el control horario son una de las herramientas más eficaces, pues permiten fichar desde un dispositivo móvil.

Recomendaciones para el control de presencia de los empleados

Registrar los cambios en los horarios y verificar la información en los plazos necesarios para garantizar el pago puntual a los trabajadores o dar parte a la administración puede resultar complicado. Las empresas se enfrentan a pérdidas de documentos, a trabajadores que se olvidan de realizar el fichaje o de fichar a la hora correcta, cantidades ingentes de documentos que clasificar y almacenar, etc. Es por ello que el registro de la jornada laboral en papel puede hacer que el cumplimiento de esta norma se te haga cuesta arriba. 

Hoy en día, entre la amplia variedad de dispositivos tecnológicos en nuestras manos y las facilidades que dan las tecnologías de última generación, usar un software de gestión horaria es una gran ventaja para la empresa. Este tipo de software te permiten registrar de forma totalmente automática las horas de inicio y fin de la jornada, las pausas, el tiempo de trabajo efectivo y las horas extras. Además te permitirán controlar las incidencias, almacenar los registros en una nube y podrás acceder a ellos en cualquier momento.

El software de registro horario ejornada tiene varias modalidades de fichaje, te permite integrarlo con el programa de nóminas y con su API permite a los desarrolladores integrar en sus proyectos el registro de jornada laboral de forma rápida y sencilla.

Si tienes cualquier duda o te interesa contratar nuestro servicio puedes hacerlo a través de compra online a través del número 950 26 80 00, del correo electrónico info@ejornada.es o de nuestra página web de contacto.