Actualizado: 11 agosto, 2023
Gestión de equipos en teletrabajo en la era COVID-19
No vamos a descubrir ahora que este año tan raro que nos ha tocado vivir ha provocado hacer cambios en toda nuestra vida que hacen que echemos muchas cosas de menos, pero también que hay procesos, gestiones o tareas que hacíamos de una manera determinada antes que ahora podemos hacer de otra. Ha habido cambios temporales, pero muchos otros han sido el principio de cosas que ya vamos a seguir haciendo así a partir de ahora. Quizás, a nivel laboral la más importante de todas ha sido la implantación del teletrabajo en muchas de nuestras oficinas. En algunos casos, de manera puntual, en otros con un porcentaje importante de la jornada laboral y en otros de manera definitiva, el teletrabajo ha llegado para quedarse.
La tecnología para el trabajo a distancia ya está aquí, pero lo que falta es actualizar la mentalidad y tener la paciencia de poder adaptar los procesos. En este sentido, los líderes de equipo con su gestión han de pilotar la implantación del teletrabajo, adaptándolo según las necesidades de la empresa. En este queremos ayudarte a gestionar tu equipo en modo teletrabajo y desterrar mitos y excusas como que la innovación solo surge cara a cara, que no se puede confiar en que alguien sea productivo en casa o que el teletrabajo hará desaparecer la cultura empresarial.
Dejemos atrás la rancia idea de la externalización como medio de aumentar la productividad al mínimo coste y sustituyámosla por un nuevo ideal en el que trabajar a distancia aumenta tanto la calidad del trabajo como la satisfacción que produce. El trabajo fuera de la oficina no es el futuro, sino el presente, y esta es el momento para ponerse al día.
Antes de empezar estos tiempos de pandemia, únicamente un cinco por ciento de las empresas ofertaban la posibilidad de teletrabajar a sus trabajadores y colaboradores. Se estima que en torno a un 40% de las empresas lo tiene entre sus modalidades de trabajo, y estamos seguros de que esta cifra irá aumentando.
Cuando lo que siempre se ha hecho ha sido trabajar de manera presencial, las comunicaciones, las preguntas y las dudas crecen y lo que antes se solucionaba con un pequeño encuentro o conversación hoy se trabaja con una retahíla de mensajes difíciles de gestionar, según qué casos. Es por ello que es importante buscar soluciones para gestionarlos fácilmente y simplificar las rutinas de oficina ahora en la distancia.
Cómo mejorar la gestión de equipos en teletrabajo.
- Define objetivos: Si la definición de objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y temporales) son importantes en cualquier equipo, en la distancia resultan de vital importancia dejarlos claros y que estén presentes todo el tiempo en la actividad del equipo. Contar con un plan o una estrategia orientado a objetivos a la hora de abordar un proyecto hace que las fases y los pasos estén mejor definidos, contando con los recursos, los medios y cada uno de los miembros que forman el equipo de trabajo.
- Comunicación: La ausencia de presencialidad, evidentemente afecta al sentimiento de equipo, a la identificación con la organización y a poder compartir el día a día. Es importante trazar planes de comunicación para realizar reuniones, meeting points, todos los miembros del equipo están actualizados de cómo se encuentra el estado del proyecto, en qué fase y en qué momento debe aportar su granito de arena cada uno. Es importante dotar de sentido y de utilidad a cada uno de los encuentros y que estos sean participativos y no simplemente meras recepciones de información.
- Visibilidad de la disponibilidad: Es importante dejar visible tu disponibilidad: a través de herramientas como ejornada, podemos consultar la disponibilidad de cada miembro del equipo y sabremos cuándo hacer una consulta o solicitud.
- Comunícate sin comprometer tu productividad: intenta estar accesible a tu equipo, porque puede que requieran de tu ayuda para continuar con sus tareas. Es buena idea que te acostumbres a revisar y contestar a los mensajes instantáneos a menudo, pero sin alterar tu ritmo de trabajo.
- Felicita los progresos y los éxitos: En teletrabajo, corremos el riesgo de individualizar y sentirnos solos. La retroalimentación con el equipo es importante y también más fácil de olvidar cuando trabajamos telemáticamente, por lo que es importante mantenerla siempre que sea posible.
- Dejar claras las tareas. Utiliza herramientas como Trello o Asana o MsSgi para pautar los trabajos a realizar e ir comunicando a tu equipo en qué estás trabajando ahora mismo.
- Gestiona los riesgos inherentes al teletrabajo: Pese a lo que piensan muchos gestores, la amenaza no es no trabajar, sino trabajar demasiado. Entre los riegos que es necesario gestionar en las empresas en las que se teletrabaja, los autores mencionan el aislamiento y falta de contacto humano, , descuidar la ergonomía. Otros riesgos tienen que ver con las relaciones con clientes, pues estos pueden asustarse de la falta de reuniones presenciales. La necesidad de gestionar todos estos riesgos deja claro que el teletrabajo no es barato. Supone un ahorro en alquiler de oficina, pero requiere inversión en otros frentes, sobre todo en organización y planificación. El teletrabajo no es outsourcing ni acceso a mano de obra barata.
Además de tener en cuenta estos elementos, resulta de vital importancia tener un sistema de control de las horas del trabajador. Además de que resulta obligatorio por ley, es fundamental a la hora de tener una planificación y organización diaria adecuada, controlar los fichajes, la ubicación del trabajador, los descansos, el checkout y tener visibilidad del calendario de vacaciones, así como un control efectivo de las incidencias y desviaciones frente a lo previsto.
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