Software de control de presencia: requisitos básicos.

Actualizado: 11 agosto, 2023

Legislación aplicable a software de control de presencia

Como ya sabrás, desde el 12 de mayo de 2019, la ley establece como obligatorio que la empresa registre las horas de entrada y de salida de todos sus trabajadores, ya sea a través de un software de control de presencia o de forma manual.

Después de que la Sentencia 25/2016 de la Audiencia Nacional estableciera como obligatorio que la empresa cuente con un registro de la jornada laboral efectiva de sus trabajadores, se vieron incrementados el número de controles por parte de la Inspección de Trabajo, en base al cumplimiento del Real Decreto 16/2013.

Casi dos años después, el Real Decreto de Ley 8/2019, el cual fue aprobado el 8 de marzo de 2019, exige que todas las empresas registren cada día la jornada laboral de todos sus trabajadores, independientemente de su horario, siendo obligatorio el registro de entrada y salida. Dicha información deberá ser conservada y accesible durante al menos cuatro años, y penadas con multas de hasta 6.250 euros en caso de incumplimiento.

Desde ejornada, software para la gestión del registro de jornada laboral, hemos elaborado una lista con los tipos de softwares de control de presencia más usados para llevar a cabo el registro de la jornada laboral y los requisitos básicos que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar uno de ellos.

Elegir un software de control de presencia

A la hora de seleccionar el software de control de presencia que más se adapte a nuestras circunstancias y las de nuestros trabajadores, es fundamental que se tengan en cuenta una serie de requisitos básicos como son:

• El sistema de registro elegido debe garantizar la fiabilidad e invariabilidad de los datos.
• Los registros mínimos exigibles son: hora de entrada y salida del puesto de trabajo por cada día trabajado y por cada empleado.
• La empresa deberá guardar el registro de horas durante 4 años.
• En caso de inspección, la empresa estará obligada a facilitar in situ la documentación pertinente para que el inspector pueda analizar el grado de cumplimiento de la norma.
• No es obligatorio registrar cada entrada y salida del centro de trabajo (salida a desayuno, entrada de comida, etc.). Si la empresa decide su implantación, será necesario preavisar a los trabajadores de los tiempos de pausa permitidos, así como de las posibles consecuencias por incumplimientos.
• Sigue siendo obligatorio el control de horas extra.

Ya que son tantos los puntos a tener en cuenta, lo más eficiente para la empresa es que elija un software de control de presencia que le ayude a gestionar el registro de la jornada laboral de una forma fácil y rápida y en el que pueda almacenar datos sin preocupaciones.

Existen tarifas de aplicaciones de control de presencia como ejornada adaptadas según características de cada empresa.

Terminales con Software de control de presencia específico

Actualmente, los terminales de software de control de presencia específicos son los sistemas más adecuados para controlar el número de horas trabajadas y la mejor opción para ahorrar tiempo en el registro de horas y posterior generación de informes y almacenamiento de datos.

Estos sistemas se adaptan a cualquier empresa y cuentan con la posibilidad de almacenar una gran cantidad de registros de forma autónoma. Además, cabe destacar que funcionan de forma online y permiten al trabajador realizar el registro de su jornada laboral desde cualquier localización, convirtiéndose en el sistema más seguro ante la Inspección.

En el caso de ejornada, su sistema permite a los trabajadores fichar en todo momento y desde cualquier lugar a través de un smartphone, ordenador o tablet. Además, la empresa podrá gestionar los informes de control horario y almacenar los datos sin esfuerzo. Nuestro software de gestión y control de jornada laboral detecta inmediatamente las incidencias respecto al horario y lugar establecido de fichaje y es fácil de integrar con las aplicaciones de gestión de nóminas, facilitando así el trabajo den la empresa.

Aspectos básicos en los softwares de control de presencia

Cualquiera de los sistemas de fichaje mediante terminales de control de horario de trabajadores, consta de un software de gestión y de uno o varios lectores o dispositivos de identificación. El software debe cumplir, de cara a la Inspección de Trabajo, los siguientes requisitos:

• Permita registrar entradas, salidas, ausencias y diferentes eventos, como descansos, vacaciones, etc.
• Elaboración de informes completos y flexibles que se adapten a cualquier casuística de empresa.
• Posibilidad de exportar toda la información a diferentes formatos que faciliten la gestión de la información mediante otros programas.

Gracias a los softwares de control de presencia, como ejornada, podremos saber cuántas horas le dedica cada uno de nuestros empleados a una tarea concreta, y poder gestionar así el tiempo del que dispone cada uno de nuestros trabajadores, con el fin de mejorar el rendimiento de la empresa.

ejornada, es la solución definitiva al registro de jornada laboral y control de presencia, ya que ofrece soluciones rápidas y personalizadas para todo tipo de empresas. No dudes en contactar con nosotros y resolver todas tus dudas.