Sistemas de fichaje para empleados en 2025: ¿Cuál es el mejor?
El control horario en las empresas es una obligación legal en España y una herramienta clave para mejorar la productividad y la gestión del tiempo de los empleados. Con la llegada de nuevas tecnologías y los cambios normativos sobre la ley de fichajes, existen múltiples opciones válidas, otras que ya no son tan recomendables y algunas otras que pueden llegar a causarte problemas en una próxima inspección laboral. Estas nos ayudan para registrar la jornada laboral de manera eficiente, segura y adaptada a las necesidades de cada negocio. En este artículo, te presentamos los principales sistemas de fichaje para tus empleados este 2025, analizando sus ventajas y desventajas para que puedas elegir el método que mas se acomode a tu empresa.
Índice de contenidos
Sistemas de fichaje válidos y seguros
En este apartado vamos a hablar de los programas de fichaje más utilizados por las empresas a día de hoy, las más seguras y las que mejor funcionan, estas predominan en el mercado por su fácil implementación y su facilidad de uso.
Aplicación móvil, tablet o PC
Los empleados fichan desde una aplicación en su móvil o en una plataforma web. Puede incluir geolocalización para garantizar que se realiza desde un lugar autorizado.
La solución mas reconocida y utilizada al día de hoy, herramientas como ejornada son las mas recomendables para este método, dada su facilidad y rapidez de uso, así como cumplimiento normativo actual y futuro garantizado.
Ventajas:
- Bajo coste de implementación.
- Ideal para teletrabajo y empleados en movilidad.
- Se integra con sistemas de gestión empresarial.
- Posibilidad de fichar sin internet
Desventajas:
- Puede manipularse sin controles como IP fija o GPS obligatorio.
- Dependencia de dispositivos electrónicos.
Código QR
Este sistema genera un código QR único que el empleado escanea con su móvil o un lector específico. Puede ser estático (siempre el mismo) o dinámico (puede ir cambiando para evitar fraudes).
Ventajas:
- No requiere dispositivos adicionales, solo un móvil.
- Fácil de implementar.
- Compatible con sistemas de control de acceso digital.
Desventajas:
- Puede manipularse si se comparten los códigos.
- Requiere que el empleado tenga un móvil con cámara.
- Dependencia de la conectividad a Internet en algunos casos.
NFC (Near Field Communication)
El fichaje se realiza acercando una tarjeta, móvil o pulsera con NFC a un lector, similar a los pagos contactless.
Ventajas:
- Rápido y sin contacto.
- Difícil de falsificar.
- Integración con sistemas de acceso automatizados.
- Puede utilizarse con credenciales corporativas.
Desventajas:
- Requiere dispositivos compatibles.
- Pérdida de tarjetas o dispositivos puede causar fraudes.
- Dependencia de la disponibilidad de lectores NFC.
Sistemas menos recomendables
Ahora vamos a hablar de los métodos menos recomendados por varios motivos, tanto por su seguridad, o mejor dicho, la falta de ella e incluso por llegar a ser ilegales ya que pueden llegar a incumplir con la ley de protección de datos.
Proximidad
Similar al NFC, pero con tecnología RFID o Bluetooth. Detecta automáticamente la presencia del trabajador al entrar en el rango del lector.
Ventajas:
- No requiere acción manual del empleado.
- Automatización del control de presencia.
- Reduce errores humanos en el fichaje.
- Puede integrarse con sistemas de seguridad.
Desventajas:
- Posibles errores si alguien pasa cerca sin intención de fichar.
- Requiere una infraestructura tecnológica avanzada.
- Medio-alto coste de implementación.
- Puede registrar entradas o salidas incorrectas en entornos con muchas personas.
Huella Dactilar
Utiliza un lector biométrico para identificar al empleado mediante su huella digital. Es uno de los sistemas más seguros para el control de acceso y asistencia.
El problema que presenta el siguiente método es que existen algunos factores que pueden beneficiar a que este sistema pueda ser perjudicial para tu empresa, si quieres saber más, en el siguiente post tenemos información detallada sobre el asunto.
Ventajas:
- Seguridad alta y evita fraudes.
- No se puede compartir como un PIN o tarjeta.
- Rápido y cómodo para los empleados.
- No requiere dispositivos adicionales personales.
Desventajas:
- Puede fallar con huellas dactilares deterioradas o sucias.
- Cumplimiento con normativas de protección de datos (RGPD y LOPDGDD en España).
- Coste de instalación y mantenimiento de los lectores biométricos.
- Puede generar problemas en entornos con alta suciedad o polvo.
Código PIN
El empleado introduce un código numérico en un terminal o aplicación.
Ventajas:
- Fácil de implementar sin dispositivos adicionales.
- No depende de tecnologías avanzadas.
- Puede ser útil como método de respaldo.
Desventajas:
- Puede ser compartido, reduciendo la seguridad.
- Mayor riesgo de errores humanos en la digitación.
- No es el método más rápido ni eficiente.
Con ejornada, esta opción está disponible al fichar mediante tablet y configurar esta como dispositivo central para que los trabajadores registren su jornada al comienzo y final de su jornada.
Confirmación de Jornada
El empleado recibe una notificación para confirmar manualmente su entrada y salida mediante app, correo electrónico u otro método digital.
Ventajas:
- Flexible y útil para empleados en remoto.
- Adaptable a diferentes modelos de trabajo híbrido.
- Fácil de integrar en sistemas digitales de RRHH.
Desventajas:
- Puede ser olvidado por el trabajador.
- Depende de la respuesta manual del empleado.
- No ofrece una validación automática de la presencia física.
Fichaje Automático
Registra automáticamente el acceso a las instalaciones mediante sensores, geolocalización o integración con control de accesos.
Ventajas:
- No requiere acción del empleado.
- Reduce errores humanos.
- Puede integrarse con sistemas de seguridad y domótica.
Desventajas:
- Puede registrar fichajes incorrectos.
- Requiere infraestructura tecnológica avanzada.
- Costes elevados de implementación y mantenimiento.
Código de Barras
Cada empleado tiene un código de barras en una tarjeta o documento que escanea en un lector.
Ventajas:
- Económico y fácil de usar.
- Compatible con sistemas existentes.
- Implementación sencilla y rápida.
Desventajas:
- Puede ser copiado o compartido.
- Requiere escáner en buen estado.
- Sensible a deterioro de las tarjetas o documentos.
Sistemas no Recomendados u Obsoletos
Papel
Los empleados registran manualmente sus horarios en una hoja física, está era la opción más utilizada hace unos años, pero desde el cambio de la normativa de estos últimos años, es el método que mas problemas puede acarrear por que su uso ya ha quedado obsoleto y no es valido en una posible inspección de trabajo.
Ventajas:
- No requiere tecnología ni inversión en software.
- Fácil de usar para empleados sin conocimientos digitales.
- Independiente de problemas técnicos o eléctricos.
Desventajas:
- Riesgo de errores y fraudes.
- Dificultad en la auditoría y almacenamiento.
- No es ecológico y genera acumulación de documentos físicos.
- Procesos de verificación manual que consumen tiempo.
- Alta probabilidad de error humano.
- Perdida de información por culpa del deterioro del material.
Excel
El control de fichaje mediante Excel consiste en registrar manualmente las horas de entrada y salida en hojas de cálculo. Se pueden utilizar fórmulas para calcular horas trabajadas, horas extras y generar reportes básicos.
Ventajas:
- Bajo costo de implementación, solo requiere el software.
- Fácil implementación en el sistema de la empresa.
- Flexibilidad, permite adaptarse a diferentes tipos de jornada y turnos.
- Accesible desde la nube o desde servidores internos de la empresa.
- Bastante personalizable para las necesidades de la empresa.
Desventajas:
- Alta probabilidad de errores humanos en el ingreso de datos.
- Modificación sin un control exacto.
- No cumple con la nueva normativa de fichaje.
- No automatiza procesos.
- Riesgo de perdida de datos.
Este sistema queda obsoleto y prohibido tras la aprobación del la ley de fichajes.
Conclusión
Ya hemos visto los métodos más utilizados en el 2025 en el mayor número de empresas, además hemos visto los sistemas que ya no deberían ser utilizados ya que no cumplen con la nueva normativa, con esto nos puede llegar a quedar claro que métodos podríamos implementar en nuestra empresa si aún no lo hemos hecho.
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