Cómo gestionar las ausencias del personal en una app de control horario.

Una herramienta de control horario no solo debe tener la función de fichaje (entrada/salida) ya que las ausencias y la gestión de las vacaciones son parte fundamental a la hora de planificar y gestionar la realidad del personal desde el departamento de Recursos Humanos. En este sentido, no hay que confundir ausencia con absentismo laboral, ya que aunque están relacionados no son equiparables. Os queremos dar unas claves para la gestión de ausencias en el control horario, pero comencemos por el principio…

Tipos de ausencia laboral

Los tipos de ausencia fundamentales han de dividirse en permisos retribuidos / ausencias y los tipos más comunes son los siguientes:

• Permiso: Día de ausencia en que la empresa autoriza al trabajador para no presentarse, ya sea como permiso retribuido, ya sea como no retribuido. Estas ausencias deben validarse por la persona responsable antes de que se produzcan.
• Enfermedad: Día de ausencia a causa de enfermedad. Deberá estar debidamente justificada .
• Accidente de trabajo: Día de ausencia con motivo de accidente realizando las funciones propias del puesto de trabajo, ya sea en el centro de trabajo, en teletrabajo o in itinere.
• Cita médica: Ausencia contemplada para que el trabajador acuda al centro médico a causa de una cita programada.
• Fallecimiento de un familiar: Dependiendo del convenio colectivo al que este adherido la empresa, los días a los que se tiene derecho pueden cambiar.
• Matrimonio: Permiso retribuido a raíz de que el trabajador contraiga matrimonio.

• Nacimiento / Cuidado de un menor.
• Traslado de domicilio: Este podrá variar su cuantía en días si se produce en la mismo localidad o en una diferente.
• Vacaciones: Se tendrán que programar en la medida de lo posible con antelación, atendiendo al convenio colectivo y a las necesidades organizativas de la empresa. Es importante a la hora de gestionar las vacaciones tener un calendario común a toda la empresa / departamento para asegurar la operatividad de las mismas antes de validarlas.
• Otros permisos: El trabajador puede solicitar otros permisos no retribuidos de carácter personal, que la empresa tendrá que validar previamente y se tendrán que recuperar las horas que se hayan solicitado si no está dentro de los permisos contemplados como retribuidos.

Cómo gestionar adecuadamente las ausencias.

Cómo solicitar un permiso por parte del trabajador.

La multitud de situaciones que se pueden dar a la hora de gestionar adecuadamente las ausencias, hace que sea necesario un método ágil, sencillo y rápido que haga que los trabajadores puedan solicitarla en el mismo momento que tienen conocimiento de ella y que desde el departamento de RRHH puedan validarla teniendo toda la información disponible para ello. Disponer de una app de control laboral como ejornada, permite a los trabajadores desde su propio móvil solicitar permisos de la siguiente forma:

Desde el Apartado solicitudes / permisos, se podrán solicitar y visualizar las ausencias y comprobar el estado de ellas.

Tipo de ausencia: Seleccionaremos el motivo.

Adjuntar archivo: Podremos adjuntar un justificante

Período de ausencia: Seleccionaremos la duración. Días completos o tramos horarios.

Notas: Texto aclaratorio sobre nuestra solicitud.

Una vez solicitada la ausencia, esperaremos, si requiere confirmación, la validación por parte de la empresa.

Cómo revisar las ausencias rápidamente por parte del departamento de laboral.

Al solicitarse el permiso de manera instantánea y adjuntar los archivos necesarios para la ausencia, se agilizan los trámites y se ahorra en tiempo de gestión.

ejornada permite la gestión rápida de incidencias tales como ausencias, bajas médicas, vacaciones, etc. Ante una ausencia, la aplicación permite a la persona trabajadora indicar en el calendario el día que estará ausente, que servirá como medio de justificación y validación para la persona responsable de su gestión laboral. En el caso de una baja médica, la aplicación da la posibilidad de adjuntar archivo, como un documento de baja, para que la persona responsable del departamento, centro de trabajo o empresa valide la documentación desde el panel de administración de ejornada y por tanto, la incidencia.

De esta forma el responsable de gestionar las ausencias y validarlas ya las tendrá en su panel de control. Igualmente, en tiempo real, tendrá la visibilidad del estado de toda la plantilla o departamento.

Al acceder a la aplicación, el administrador en ejornada, lo primero que se muestra es una serie de gráficas que permiten la monitorización, análisis y gestión de la información de la empresa de forma dinámica, eficaz y rápida.
Las gráficas que se muestran son las siguientes:

Presencia / Desglose de ausentes : contabilizaremos el número de trabajadores que están en ese momento en su puesto de trabajo. Y los que no lo están, por qué motivo de ausencia. Resulta fundamental ahora que las empresas cada vez más están adoptando el teletrabajo y los horarios flexibles, contar con una herramienta que nos permita visibilizar quién está trabajando y quién no.

Avisos : se muestra una gráfica con el número de avisos sin resolver de cada tipo. Al pulsar sobre el número total nos llevara a los avisos sin filtros, pero si pinchamos en uno de los colores iremos a los avisos con ese tipo de aviso filtrado.

Estimaciones de presencia : se mostrará una gráfica con las horas de trabajo disponibles y las ausencias solicitadas, se puede filtrar por tramo de fecha. Si se pulsa en la gráfica, nos lleva al apartado ausencias para gestionarlas.

Presentismo : se muestran los trabajadores con más horas acumuladas (horas extraordinarias) y con menos horas acumuladas (con horas negativas).

Desde ejornada, además puedes conectar tu programa de nóminas a través de nuestra API de control horario y automatizar todo el proceso para la confección de las nóminas.